Pythonで作業自動化

そして二つ目は、「同じ処理でできる作業をまとめること」です。
何も考えずに作業をしていると、目の前の作業に追われ、その場しのぎの対応ばかりになってしまう。顧客ごと、案件ごと、何度も一から資料を作成して、時間ばかりが失われていく。
忙しくて仕方ないのであれば、一度落ち着いてテンプレートを作ることが大切だ。汎用性の高いテンプレートを作ってしまえば、業務は格段に楽になる。契約書・日報など、会社には様々なテンプレートがあるのではないでしょうか。
テンプレートの上位互換が自動化です。資料の書式などだけではなくて、資料作成に伴う作業全体のテンプレート作成し、そのテンプレートをプログラムに起こすことで作業を自動化することができます。作業のインプットとアウトプットを統一し、その間でどのような作業が行われるのかを洗い出すことで、作業をテンプレート化する。後はそのテンプレートをプログラムに書いてしまえば自動化の完成です。
プログラミングの知識がなければ、このような物事のとらえ方自体ができないことでしょう。ぜひ簡単なプログラムを書いてみて、プログラミングの考え方を学んでみてはどうでしょうか。全く違う世界の見え方があるはずです。

最近気づいた自動化に大切なことはこの二つです。
自分自身、しっかり心に刻んで、日々の業務に当たっていければと思います。

まとめ

新入社員研修では、とことんお客に寄り添うことが何よりも大切だと教わりました。
最近上司にも同じようなことを言われます。

顧客に情報提供する際、顧客から提示されたフォーマットに従って資料を作成するように指示される。
顧客が変わる度に違うフォーマットに沿って資料を作成させられる。非常に煩雑な作業だ。資料を作る度にいろんな人のレビューを受ける。どれだけ時間を無駄にしているのだろう。

作業を簡略化するために、顧客のフォーマットに合わせるのではなくて、自社フォーマットをしっかり整備するべきだと提案した。しかし、顧客が欲しいのは顧客が提示してきたフォーマットなのだから、それに従って資料を作るべきだという。

しかし、830は全く納得がいかない。

顧客と話をする時に、「情報提示できる弊社フォーマットはこの三つです。このフォーマットなら明日にでも共有できます。このフォーマットなら秘密保持契約を結ばないといけません。このフォーマットは有償です。」と提示すれば、顧客はそのどれかを選ぶはずです。何も提示せず、「何が知りたいのですか」って聞くから、顧客がフォーマットを提示してくるのだ。

そのフォーマットに従って資料を作成することが本当に顧客のためになるのだろうか。
顧客のフォーマット従って資料を作り、一からたくさんの人にレビューを依頼して、情報提供できるのは1カ月後。
事前にきちんとレビューした自社フォーマットに従って、自動化ソフトですぐに資料を作成し、翌日に情報提供。
どちらが顧客のためになるのだろうか。

話が飛んでしまいましたが、スピードはビジネスにおいて何よりも大切です。
スピードを速めるために自動化は非常に役立ちます。
自動化できるポイントを探しながら、日々の業務に当たっていきたいと思います。